7.4    Comunicare

7.4.1  Generalități

Organizația noastră a implementat un sistem eficient de comunicare, atât internă, cât și externă, pentru a sprijini funcționarea corectă a Sistemului de Management al Siguranței Alimentelor (SMSA).

a) Despre ce se comunică

Organizația comunică informații relevante legate de:

1. Politica referitoare la siguranța alimentelor:Obiective, angajamente și modificări ale politicii.
2. Proceduri și instrucțiuni:Actualizări ale procedurilor operative și instrucțiunilor de lucru.
3. Cerințe legale și de reglementare:Schimbări în legislație sau standarde care afectează siguranța alimentelor.
4. Incidente și neconformități:Raportarea și gestionarea incidentelor legate de siguranța alimentelor.
5. Rezultate ale auditurilor și evaluărilor:Constatările din audituri interne și externe.
6. Îmbunătățiri și oportunități:Inițiative pentru îmbunătățirea performanței SMSA.

b) Când se comunică

Comunicările au loc:

1. Periodic:În cadrul ședințelor programate, buletinelor informative lunare și raportărilor trimestriale.
2. La nevoie:În cazul apariției unor incidente, neconformități sau modificări urgente.
3. Cu ocazia actualizărilor:Atunci când există schimbări în politici, proceduri sau cerințe legale.

c) Cu cine se comunică

1. Intern:
   1. Angajații:Toate nivelurile organizaționale implicate în SMSA.
   2. Echipapentru siguranța alimentelor: Membrii responsabili cu implementarea și monitorizarea SMSA.
   3. Conducereasuperioară: Pentru raportarea performanței și a problemelor critice.
   4. Comunitatea Codex.Ro
2. Extern:
   1. Furnizori și contractori: Pentru alinierea la cerințele noastre de siguranță alimentară.
   2. Clienți și consumatori: Pentru a furniza informații despre produse și a primi feedback.
   3. Autorități de reglementare: Pentru conformitatea cu cerințele legale și raportarea necesară.
   4. Alte părți interesate: Organizații profesionale, comunități locale și parteneri din lanțul alimentar.

d) Cum se comunică

1. Canale interne:
   1. Întâlniri și ședințe: Atât la nivel de departament, cât și la nivel general.
   2. E-mailuri și buletine informative: Distribuirea informațiilor scrise către personal.
   3. Platforme digitale interne: Intranet și sisteme de management al documentelor.
   4. Panouri informative: Afișarea informațiilor critice în zonele de lucru.
2. Canale externe:
   1. Rapoarte oficiale:Comunicare formală cu autoritățile și organismele de reglementare.
   2. Site web și rețele sociale: Informarea publicului și a consumatorilor.
   3. Întâlniri cu furnizorii și clienții: Discuții directe pentru alinierea cerințelor.
   4. Comunicate de presă: În cazul informațiilor de interes public major.

e) Cine comunică

1. Responsabili desemnați:
   1. Managerul SMSA: Coordonează comunicarea legată de siguranța alimentelor.
   2. Conducerea superioară: Transmite informații strategice și decizii majore.
   3. Managerii de departament: Comunicări specifice echipelor lor.
   4. Personalul de relații publice: Gestionarea comunicării externe cu publicul și media.

Organizația se asigură că importanța unei comunicări eficace este înțeleasă de toate persoanele ale căror activități au un impact asupra siguranței alimentelor. Pentru a realiza acest lucru:

1. Instruire și formare:Organizăm sesiuni de instruire pentru a educa personalul cu privire la rolul comunicării în menținerea siguranței alimentelor.
2. Proceduri documentate:Avem proceduri clare care descriu procesele de comunicare și responsabilitățile asociate.
3. Cultura organizațională deschisă:Încurajăm feedback-ul și raportarea proactivă a oricăror preocupări legate de siguranța alimentelor.
4. Evaluare și îmbunătățire:Monitorizăm eficacitatea comunicării și implementăm îmbunătățiri atunci când este necesar.

Prin aceste măsuri, ne asigurăm că sistemul nostru de comunicare sprijină în mod eficient funcționarea și îmbunătățirea continuă a SMSA, contribuind la producerea și furnizarea de alimente sigure pentru toți consumatorii.