7.5    Informații documentate

7.5.1  Generalități

Organizația noastră se asigură că Sistemul de Management al Siguranței Alimentelor (SMSA) include toate informațiile documentate necesare pentru a funcționa eficient și pentru a îndeplini cerințele legale și ale clienților.

a) Informații documentate cerute de standard

1. Proceduri și politici obligatorii:Am elaborat și implementat toate procedurile și politicile cerute explicit de standard, cum ar fi politica de siguranță alimentară, procedura de control al documentelor, procedura de gestionare a neconformităților și altele similare.
2. Înregistrări esențiale:Păstrăm înregistrări care demonstrează conformitatea cu cerințele standardului, inclusiv rezultate ale monitorizărilor, auditurilor interne, evaluărilor managementului și acțiunilor corective.

b) Informații documentate determinate de organizație ca fiind necesare pentru eficacitatea SMSA

1. Proceduri operaționale interne:Am identificat și documentat proceduri specifice proceselor noastre, care nu sunt cerute direct de standard, dar care sunt esențiale pentru funcționarea eficientă a SMSA. Acestea includ instrucțiuni de lucru, ghiduri pentru echipamente și planuri de întreținere.
2. Formulare și registre personalizate:Utilizăm formulare și registre adaptate nevoilor noastre pentru a colecta și analiza date relevante, facilitând luarea deciziilor bazate pe dovezi.

c) Informații documentate și cerințe referitoare la siguranța alimentelor cerute de autoritățile legale, de reglementare și de clienți

1. Conformitate legală și reglementară:Menținem și actualizăm documentația necesară pentru a demonstra conformitatea cu legislația și reglementările aplicabile în domeniul siguranței alimentelor. Acest lucru include autorizații, licențe, certificate și rapoarte de inspecție.
2. Cerințe ale clienților: Documentăm specificațiile și cerințele speciale ale clienților referitoare la siguranța alimentelor, asigurându-ne că acestea sunt integrate în procesele noastre și că produsele livrate îndeplinesc așteptările acestora.

Notă privind amploarea informațiilor documentate

Recunoaștem că amploarea și complexitatea informațiilor documentate din cadrul SMSA pot varia în funcție de:

1. Dimensiunea organizației și tipul activităților:Adaptăm documentația în funcție de mărimea și structura organizației noastre pe elemente de producție infividuale, asigurând un echilibru între suficiența informațiilor și eficiența operațională.
2. Complexitatea proceselor și interacțiunilor:Pentru procese mai complexe sau cu interacțiuni multiple, dezvoltăm documentație detaliată pentru a gestiona eficient riscurile și pentru a asigura claritatea responsabilităților.
3. Competența persoanelor: Nivelul de documentare este ajustat în funcție de competențele și experiența personalului. O echipă cu experiență poate necesita mai puține instrucțiuni detaliate, în timp ce pentru personal nou sau mai puțin experimentat, furnizăm ghiduri și proceduri mai ample.

Implementarea și menținerea informațiilor documentate

1. Controlul documentelor:Am stabilit proceduri pentru aprobarea, revizuirea, actualizarea și distribuirea informațiilor documentate, asigurându-ne că toate documentele utilizate sunt actuale și aprobate.
2. Accesibilitate:Asigurăm accesul facil al personalului relevant la informațiile documentate necesare pentru îndeplinirea sarcinilor lor, prin intermediul sistemelor electronice sau al copiilor fizice controlate.
3. Protecția și păstrarea:Menținem înregistrările în condiții care previn deteriorarea sau pierderea, respectând perioadele de păstrare stabilite și cerințele legale.

Beneficii ale gestionării eficiente a informațiilor documentate

1. Îmbunătățirea comunicării interne:O documentație clară și bine organizată facilitează înțelegerea proceselor și responsabilităților în rândul personalului.
2. Asigurarea conformității: Documentarea adecvată ne permite să demonstrăm conformitatea cu standardul ISO 22000, cu cerințele legale și cu specificațiile clienților.
3. Suport pentru îmbunătățirea continuă:Analiza înregistrărilor și a datelor colectate ne oferă oportunități de a identifica zone de îmbunătățire și de a implementa acțiuni corective și preventive.

Prin abordarea atentă a cerințelor privind informațiile documentate, ne asigurăm că SMSA este eficient, conform și capabil să răspundă nevoilor organizației noastre și a părților interesate, contribuind la furnizarea constantă de produse sigure și de calitate.