| Organizația: | Manualul SMSA | Ediția 2024 / rev 01 |
|---|---|---|
| Autor: | Cod: FSMS-MA-001 | Cerința: 01 |
| Responsabil SMSA: | ID: | |
| 10. Îmbunatatire | 10.1. Neconformitate și acțiune corectivă | 10.1.2. Păstrarea informațiilor documentate |
10.1.2. Păstrarea informațiilor documentate
Organizația noastră a implementat un sistem robust de gestionare și păstrare a informațiilor documentate privind neconformitățile și acțiunile corective întreprinse. Acest sistem asigură trasabilitatea, responsabilitatea și eficacitatea în gestionarea neconformităților, contribuind la îmbunătățirea continuă a Sistemului de Management al Siguranței Alimentare (SMSA).
1. Obiectivul păstrării informațiilor documentate
Scopul principal al acestei proceduri este de a:
- Asigura evidența completăa naturii neconformităților identificate.
- Documenta și monitorizatoate acțiunile întreprinse pentru a corecta neconformitățile.
- Evaluarea eficacitățiiacțiunilor corective prin păstrarea rezultatelor acestora.
- Facilita trasabilitateași revizuirea proceselor de gestionare a neconformităților pentru audituri interne și externe.
2. Procedura de păstrare a informațiilor documentate
a) Natura neconformităților și acțiunile ulterioare
Organizația noastră păstrează informații documentate care descriu detaliat:
- Identificarea neconformității:
- Descrierea neconformității: O descriere clară și detaliată a neconformității identificate, inclusiv contextul în care a fost descoperită. Exemplu: „Lotul de produse X a depășit limita critică de contaminare microbiologică în urma testării la CCP 3 (pasteurizare).”
- Data și Locul Identificării:
- Data: Data la care neconformitatea a fost identificată. Exemplu: „15 martie 2024.”
- Locația: Zona sau procesul în care a fost identificată neconformitatea. Exemplu: „Unitatea de pasteurizare, linia de producție 2.”
- Responsabilitatea:
- Persoana Responsabilă: Numele persoanei sau echipei responsabile pentru investigarea și gestionarea neconformității. Exemplu: „Managerul de Calitate, Maria Ionescu.”
- Acțiuni Întreprinse:
- Măsuri Imediate: Acțiunile inițiale întreprinse pentru a controla și corecta neconformitatea. Exemplu: „Retragerea lotului afectat din producție și izolarea acestuia în zona de neconformități.”
- Investigația Cauzelor Rădăcină:
- Metoda de Analiză: Tehnicile utilizate pentru a identifica cauza principală a neconformității. Exemplu: „Diagrama Ishikawa utilizată pentru analiza cauzelor posibile ale scăderii temperaturii pasteurizării.”
- Documentația Neconformității:
- Înregistrări: Toate documentele și înregistrările relevante legate de neconformitate și acțiunile ulterioare sunt păstrate în sistemul de management al calității. Exemplu: „Raportul de neconformitate Nr. 2024-03-15 și fotografii ale produselor retrase.”
b) Rezultatele opricărei acțiuni corective
Organizația noastră documentează rezultatele acțiunilor corective pentru a evalua eficacitatea acestora și pentru a preveni reapariția neconformităților:
- Descrierea acțiunii corective:
- Măsuri Implementate: Detalii despre acțiunile întreprinse pentru a corecta neconformitatea și pentru a elimina cauzele sale. Exemplu: „Recalibrarea termostatelor echipamentului de pasteurizare și instruirea personalului privind monitorizarea corectă a temperaturii.”
- Data implementării:
- Data: Data la care acțiunea corectivă a fost implementată. Exemplu: „20 martie 2024.”
- Rezultatele acțiunii Corective:
- Evaluarea eficienței: Rezultatele și constatările privind eficacitatea acțiunilor corective. Exemplu: „După recalibrare, monitorizarea continuă a temperaturii a arătat stabilitate în intervalul critic de 72°C ± 1°C.”
- Conformitatea Rezultatelor:
- Verificare: Confirmarea că acțiunile corective au dus la conformitatea cu cerințele SMSA și standardele de siguranță alimentară. Exemplu: „Auditul intern de urmărire a confirmat că lotul reprocesat respectă toate standardele de siguranță alimentară.”
- Documentația Rezultatelor:
- Înregistrări: Toate rezultatele acțiunilor corective sunt documentate și păstrate pentru referință viitoare și audituri. Exemplu: „Raportul de acțiune corectivă Nr. 2024-03-20 și înregistrările de monitorizare post-corecție.”
3. Păstrarea informațiilor documentate
Organizația noastră asigură păstrarea informațiilor documentate ca dovadă a gestionării neconformităților și a acțiunilor corective:
- Sistem de Management al Calității:Toate înregistrările sunt stocate electronic într-un sistem securizat, accesibil doar personalului autorizat. Exemplu: Utilizarea unui sistem ERP pentru a stoca și gestiona rapoartele de neconformitate și acțiunile corective.
- Accesibilitate și Securitate:Informațiile documentate sunt protejate împotriva accesului neautorizat și pierderii de date. Exemplu: Implementarea controalelor de acces și a backup-urilor regulate pentru a asigura integritatea datelor.
- Retenția Documentelor: Toate înregistrările sunt păstrate pentru o perioadă specificată conform politicilor interne și cerințelor legale. Exemplu: Păstrarea rapoartelor de neconformitate și a acțiunilor corective timp de 5 ani.
4. Responsabilități și Autorități
- Echipa de Calitate și Siguranță Alimentară:
- Identificarea și documentarea neconformităților.
- Implementarea și monitorizarea acțiunilor corective.
- Păstrarea înregistrărilor detaliate ale procesului de gestionare a neconformităților.
- Exemplu: Membrii echipei HACCP identifică neconformitățile, coordonează acțiunile corective și actualizează înregistrările relevante.
- Managerul de Calitate:
- Coordonarea întregului proces de gestionare a neconformităților și a acțiunilor corective.
- Asigurarea că toate acțiunile sunt documentate și implementate conform planurilor stabilite.
- Revizuirea și aprobarea rapoartelor de neconformitate și acțiuni corective.
- Exemplu: Managerul de Calitate revizuiește rapoartele de neconformitate și aprobă planurile de acțiune corective necesare.
- Personalul Operațional:
- Raportarea promptă a oricăror neconformități detectate în operațiunile zilnice.
- Implementarea acțiunilor corective sub supravegherea echipei de calitate.
- Participarea la sesiuni de training privind gestionarea neconformităților și implementarea corectă a măsurilor corective.
- Exemplu: Operatorii de linie raportează imediat scăderile de temperatură și asistă la recalibrarea echipamentelor conform procedurilor stabilite.
Prin implementarea unui sistem detaliat și structurat de gestionare a neconformităților și a acțiunilor corective, care include documentarea completă a naturii neconformităților și a acțiunilor întreprinse, precum și evaluarea eficacității acestora, organizația noastră se conformează cerinței. Păstrăm și gestionăm informațiile documentate ca dovezi ale procesului de gestionare a neconformităților, asigurând trasabilitatea, responsabilitatea și conformitatea cu standardele internaționale și cerințele legale. Această abordare contribuie la îmbunătățirea continuă a Sistemului de Management al Siguranței Alimentare, prevenirea reapariției neconformităților și menținerea încrederii consumatorilor în produsele noastre alimentare.
Copyright © 2024 Asociația Codex. Toate drepturile rezervate
Aceste informații sunt fără drept de difuzare, copiere sau înstrăinare. Vă rugăm să respectați munca și drepturile de autor, drepturile de publicare ale autorilor materialelor existente pe website, să nu copiați integral sau parțial informații, să nu distribuiți sau să comercializați aceste informații fără acceptul scris al Asociației Codex.